Administrator/Dokument Administrator

En brukerveiledning for å jobbe med dokumentadministratoren. Vi dekker hvordan du oppretter, oppdaterer og administrerer dokumenter.

Denne seksjonen er dedikert til å håndtere dokumenter i systemet.

Ved å klikke på Administrator/Dokument Administrator, får du tilgang til dokumentbehandleren.

Dokumentbehandler #

Dokumentbehandleren er det sentrale knutepunktet for dokumenthåndteringssystemet. Den lar deg organisere dokumenter, opprette nye, laste opp eksisterende, redigere dem eller deaktivere dem.

Ved å bruke filteret kan du avgrense dokumentene som vises i dokumentbehandleren for å fokusere på et bestemt dokument.

Husk at alle dokumenter er knyttet til avdelinger. Dette betyr at visningen av dokumenter i behandleren vil endre seg når du endrer synligheten og avdelingen du ser på. For eksempel, for å se alle dokumenter i underavdelingene, kan du velge Alle fra Synlighet for dokumentmapper.

Opprett en ny mappe #

For å opprette en ny mappe, oppgi mappenavnet på flere språk, hvis det støttes.

Dokumentmappesvisning #

Når du velger en dokumentmappesvisning, har du følgende alternativer tilgjengelig:

Du kan også laste opp dokumenter ved å dra og slippe dem direkte i dokumentmappen.

Når en eller flere filer slippes på dokumentmappen, dukker det opp en opplastingsdialog med følgende alternativer:

Du kan også bruke Last opp-knappen for å laste opp filer i stedet for å dra og slippe filer.

Opprett et nytt dokument #

Når du klikker på Nytt dokument-knappen, vises dialogen for nytt dokument med følgende alternativer:

De støttede dokumenttypene er som følger:

Opprett et nytt Fildokument #

De viktigste aspektene unike for dokumenttilfellet inkluderer:

På fanen Tittel og beskrivelse kan du endre tittelen, beskrivelsen for alle språk. Du kan også laste opp nye versjoner av filen eller nye filer for forskjellige språk.

Alle dokumenter på plattformen støtter flere språk, noe som gjør at du kan beholde alle språkversjoner av en prosedyre samlet i ett håndterlig tilfelle. For eksempel kan du ha en produksjonsprosess som må være tilgjengelig på både norsk og engelsk.

Opprett et nytt Tekstdokument #

Tekstdokumentet har en Innhold-fane som lar deg redigere dokumentet.

Innholdsredigereren lar deg redigere HTML-lignende innhold med et grunnleggende sett med formateringsalternativer.

Opprett et nytt Lenkedokument #

Det unike området for et Lenke-dokument er under fanen Tittel og beskrivelse, der du kan angi den eksterne lenken som er knyttet til dette dokumentet.

Det er mulig å oppgi flere lenker i samme dokumenttilfelle, én for hvert språk.

Opprett et nytt Prosesskartdokument #

Prosesskartverktøyet lar deg lage enkle prosesskart som du kan lagre som dokumenter, bygge inn i dashbord eller lenke til andre dokumenter, og lage klikkbare kart.

Opprett et nytt Richtext-dokument #

Et mer Microsoft Word-lignende grensesnitt for rikere dokumenter.

Opprett et nytt Regnearkdokument #

Et grunnleggende Excel-lignende grensesnitt for mer sofistikerte regneark.

Redigere et eksisterende dokument #

Når du arbeider med dokumenter, er det viktig å forstå at det er to hovedtilstander dokumenter eksisterer i:

Et dokument kan også merkes som en Mal, noe som gjør at du kan bruke det som grunnlag for et nytt dokument. Når du oppretter et nytt dokument fra en Mal, vil det bli opprettet fra den nyeste Publiserte versjonen.

For å lage en ny versjon, klikk på knappen Ny versjon. Denne knappen er bare aktivert når det gjeldende dokumentet er i en lukket tilstand, og det vil tilbakestille arbeidsflyten til begynnelsen, slik at du kan starte en annen versjon av dokumentet.

Kopier dokument til en annen mappe #

Velg et dokument. Når et dokument er valgt, endres verktøylinjen, slik at du kan klikke på Kopier til-knappen.

Velg en målmappe og klikk på Velg-knappen for å lage en kopi av dokumentet i en annen mappe.

Flytt dokument til en annen mappe #

For å flytte et dokument til en ny mappe, klikk på Send til-knappen og velg deretter en destinasjonsmappe for filen.

Importer dokumenter fra SharePoint #

Hvis SharePoint er aktivert som et integrasjonspunkt for organisasjonen din, vil du ha tilgang til en Importer-knapp som lar deg importere dokumenter fra konfigurerte SharePoint-delinger.

Når du importerer dokumenter fra SharePoint, må du fylle inn flere felter som beskrevet nedenfor:

Å klikke på Dokument-knappen vil åpne en filbehandler, som lar deg velge dokumenter fra det angitte SharePoint-nettstedet.

Når du har valgt filene du ønsker å importere, klikk på Bekreft-knappen for å gå tilbake til Importer fra SharePoint-dialogen.

For å fullføre importprosessen, klikk på Importer-knappen.

Som du kan se, har de importerte filene fra SharePoint et SharePoint-logo og et symbol som indikerer at de ble importert fra SharePoint.

Eksporter dokumenter til SharePoint #

Velg en eller flere filer, og hvis organisasjonen din har SharePoint aktivert, vil brukerne se en Eksporter-knapp som lar dem eksportere de valgte dokumentene til SharePoint.

Når du eksporterer dokumenter til SharePoint, må du fylle inn flere felter som beskrevet nedenfor:

Til slutt, klikk på Eksporter-knappen for å fullføre eksporten av dokumenter til SharePoint.

Når du har eksportert dokumentene, vil de være synlige i dokumentbehandleren med et SharePoint-symbol og et Eksport-symbol.