Veiledninger

Opprette en komplett arbeidsflyt

I denne veiledningen oppretter vi en komplett arbeidsflyt og kobler to arbeidsflyter sammen med støtte for tilknyttet arbeidsflyt.

Tiltaksarbeidsflyt

Vi skal opprette to arbeidsflyter i denne veiledningen. Den første er en tiltaksarbeidsflyt som håndterer tiltak som oppstår fra registrerte meldinger.

Start med å klikke på Admin-menyen på venstre side. Dette åpner Admin-menyen.
Klikk deretter på Workflows for å gå til oversikten over arbeidsflyter.
Klikk på New Workflow for å starte opprettelsen av en ny arbeidsflyt.

La oss fylle inn tittel og entitetstype for arbeidsflyten.

Skriv Action i feltet Workflow title.
Velg entitetstypen Action i nedtrekkslisten Entity type.

Nå kan vi bygge selve arbeidsflyten. Klikk på fanen Table.

Det er tre hoveddeler når du oppretter en ny arbeidsflyt.

Statuser

Statuser representerer tilstander i en prosess. Et eksempel på en tilstand kan være New for en ny sak og Closed for en lukket tilstand.

Klikk på Create status for å åpne dialogen New status.

Vi skal opprette tre nye statuser for Action-arbeidsflyten.

Skriv Open i feltet Status name.
Velg gruppen Open.
Klikk på Save Changes for å lagre den nye statusen.

Gjenta dette, men denne gangen:

Skriv Being worked on i feltet Status name.
Velg gruppen In progress.
Klikk på Save Changes for å lagre den nye statusen.

Til slutt oppretter vi lukkestatusen.

Skriv Closed i feltet Status name.
Velg gruppen Closed.
Klikk på Save Changes for å lagre den nye statusen.

Hva betyr statusgruppene?

Statusgruppe	Beskrivelse
`Open`	En sak er nylig åpnet. Dette brukes i praksis til å markere at en ny sak starter.
`Unprocessed`	En sak er opprettet, men er ikke åpnet av en saksbehandler ennå.
`In progress`	En sak er under arbeid.
`In action process`	En sak har startet en tiltaksprosess og venter på at den skal løses.
`Closed`	En sak er lukket.
`Deleted`	En sak er slettet.

Du bør nå ha en visning som ligner på dette.

Tabellvisning for arbeidsflyt med tre statuser

Klikk til slutt på Save øverst til høyre for å lagre hele arbeidsflyten.

Dialoger

En dialog representerer et sett med felt som sluttbrukeren kan fylle ut for å samle inn informasjon eller utløse handlinger ved statusendring for en sak, altså en overgang. Dialoger knyttes til overganger.

La oss opprette en dialog som gjør det mulig å tildele oppgaver og legge inn en kommentar ved overgang i saken.

Klikk på Create Dialog for å åpne den nye dialogen.

Sett Dialog name til Task assignment.

La oss se på hvilke felttyper vi kan legge til i dialogen og hva de betyr.

Klikk på Add field.

Som du ser finnes det et stort utvalg felttyper. La oss se på hver type før vi bygger den egendefinerte dialogen.

Felttype	Utløser handlinger	Beskrivelse
`Textfield`	Nei	Et enkelt fritekstfelt på én linje.
`Textarea`	Nei	Et større tekstområde for fritekst.
`Text Editor`		Et tekstområde med enkel formatering for fritekst.
`Number`	Nei	Innskriving av numerisk verdi.
`Date`	Nei	Angivelse av dato.
`Perform Task`	Ja	Et felt som lar deg angi hvem som utførte oppgaven.
`Action Name`	Ja	Tittelfeltet som brukes når det opprettes en ny `Action` ved overgang til en tilstand i gruppen `In action process`.
`Comment`	Ja	Lar brukeren kommentere overgangen mellom statuser og angi hvem som skal varsles om kommentaren.
`Acknowledgement`	Ja	Lar brukeren bekrefte at bestemte brukere har utført oppgavene sine.
`Task Assignment Setup`	Ja	Lar brukeren opprette oppgaver av en bestemt type ved overgang mellom statuser. Du kan også styre om det skal samles inn `Due date`, `Planned hours` og `Planned start date`.

Legg til et felt av typen Task Assignment i Dialog. Bruk Due date, Planned start date og Planned hours. Sett nedtrekkslisten Case participant type til Case Participator. La Required være avkrysset av.
Legg til et felt av typen Comment i Dialog. La Required være avkrysset av.
Klikk på Save Changes for å legge dialogen til arbeidsflyten.

Deretter oppretter vi en godkjenningsdialog.

Klikk på Create Dialog for å åpne den nye dialogen.
Sett Dialog name til Approval.
Legg til et felt av typen Acknowledgement i Dialog. La Required være avkrysset av.
Legg til et felt av typen Comment i Dialog. La Required være avkrysset av.
Klikk på Save Changes for å legge dialogen til arbeidsflyten.

Arbeidsflytskjermen skal nå se omtrent slik ut.

Klikk til slutt på Save øverst til høyre for å lagre hele arbeidsflyten.

Overganger

En overgang representerer en endring mellom to statuser. Et eksempel er at du flytter en sak fra statusen Open til statusen Being worked on.

En overgang kan ha en valgfri dialog knyttet til seg for å samle inn informasjon som en del av overgangen.

Når vi snakker om overganger bruker vi source som startstatus og target som sluttstatus.

target-statusen har en Status group som kan utløse handlinger under overgangen.

Statusgruppe	Handlinger
`Open`	Når en sak flyttes inn i Open-gruppen, kan det utløse varsler til valgt saksbehandler.
`Unprocessed`	Kan utløse varsler til mål-saksbehandler.
`In progress`	Utløser vanligvis ingen handlinger.
`In action process`	Utløser opprettelse av en `Action entry` med egen arbeidsflyt og eventuelle varsler.
`Closed`	Kan utløse varsler til mål-saksbehandler.
`Deleted`	Kan utløse varsler til mål-saksbehandler.

La oss lage en tabell som viser overgangene vi skal bygge.

Fra status	Til status	Dialog	Beskrivelse
`Open`	`Being worked on`	`Task assignment`	Lar oss flytte en sak til statusgruppen in progress.
`Being worked on`	`Being worked on`	`Task assignment`	Lar oss holde saken i statusgruppen in progress og samtidig registrere ny informasjon.
`Being worked on`	`Closed`	`Approval`	Lar oss flytte en sak til lukket status.

Klikk på Create Transition for å åpne dialogen for å opprette en overgang.

Bygg Open til Being worked on

Fyll inn Transition name med Start work.
Velg Open som From status og Being worked on som To status.
Velg dialogen Task assignment.
Klikk på Save changes.

Being worked on til Being worked on

Fyll inn Transition name med Being worked on.
Velg Being worked on som From status og Being worked on som To status.
Velg dialogen Task assignment.
Klikk på Save changes.

Being worked on til Closed

Fyll inn Transition name med Close.
Velg Being worked on som From status og Close som To status.
Velg dialogen Approval.
Klikk på Save changes.

Klikk til slutt på Save øverst til høyre for å lagre hele arbeidsflyten.

Du skal nå ha en arbeidsflyt som ser slik ut.

Fullfør tiltaksarbeidsflyten

Klikk til slutt på fanen General og sett Start case status til Open og Close case status til Close. Disse valgene markerer start- og sluttpunktene i arbeidsflyten.

Klikk til slutt på Save for å lagre hele arbeidsflyten.

Graf

Til slutt kan vi se en grafisk representasjon av arbeidsflyten ved å klikke på fanen Graph. Når du klikker på fanen, vises noe som ligner på dette.

Meldingsarbeidsflyt

Deretter skal vi bygge en meldingsarbeidsflyt. La oss beskrive hva vi planlegger å bygge, og følge stegene over for å opprette statuser, dialoger og overganger.

Klikk på New workflow.
Skriv Message i Workflow title.
Velg entitetstypen Message i nedtrekkslisten Entity type.

Statuser

Vi skal opprette følgende statuser.

Navn	Gruppetype	Beskrivelse
`Open`	`Open`	Starttilstanden for en ny sak.
`Being worked on`	`In progress`	Saken er under arbeid.
`To action`	`In action process`	Tiltaket som kommer fra meldingen er under arbeid.
`Closed`	`Closed`	Vi er ferdige med å arbeide med meldingen.

Dialoger

Vi skal bygge følgende dialoger.

Assign case

La oss opprette en dialog for å tildele saken.

Klikk på Create Dialog for å åpne den nye dialogen.
Sett Dialog name til Assign case.
Legg til et felt av typen Task Assignment i Dialog. La Required være avkrysset av.
Legg til et felt av typen Comment i Dialog. La Required være avkrysset av.
Klikk på Save Changes for å legge dialogen til arbeidsflyten.

Create action

La oss opprette en dialog for å opprette tiltak.

Klikk på Create Dialog for å åpne den nye dialogen.
Sett Dialog name til Create action.
Legg til et felt av typen Action Name i Dialog. La Required være krysset av.
Legg til et felt av typen Task assignment i Dialog. La Required være avkrysset av.
Legg til et felt av typen Comment i Dialog. La Required være avkrysset av.
Klikk på Save Changes for å legge dialogen til arbeidsflyten.

Close

La oss opprette en dialog for lukking.

Klikk på Create Dialog for å åpne den nye dialogen.
Sett Dialog name til Close.
Legg til et felt av typen Acknowlegement i Dialog. La Required være krysset av.
Legg til et felt av typen Comment i Dialog. La Required være avkrysset av.
Klikk på Save Changes for å legge dialogen til arbeidsflyten.

Til slutt skal arbeidsflyten se omtrent slik ut.

Overganger

Vi legger til følgende overganger i arbeidsflyten.

Navn	Fra status	Til status	Dialog	Beskrivelse
Open	`Open`	`Being worked on`	`Assign case`	Lar oss flytte en sak til statusgruppen in progress.
Being worked on	`Being worked on`	`Being worked on`	`Assign case`	Lar oss holde saken i statusgruppen in progress og registrere ny informasjon.
To action	`Being worked on`	`To action`	`Create action`	Lar oss flytte saken til en tiltaksprosess.
To action	`To action`	`To action`	`Create action`	Lar oss opprette flere tiltak fra en gitt melding.
Being worked on	`To action`	`Being worked on`	`Assign case`	Flytter meldingen tilbake til Being worked on.
Close	`Being worked on`	`Closed`	`Close`	Lukker meldingssaken.
Close	`To action`	`Closed`	`Close`	Lukker meldingssaken.