Innkommende e-post

Innkommende e-post har to separate formål: å motta ny e-post for gjennomgang hos leietakeren og å godta verifiserte svar på utvalgte QMPlus-kommentarvarsler. Hvert formål bruker sin egen adressetype og autorisasjonsflyt.

Før du begynner

Funksjonen Innkommende e-post må være aktivert for leietakeren, og systemdriften må ha konfigurert den inngående SMTP-tjenesten. En systemadministrator kan deretter åpne Administrator → Preferanser → E-post → Innkommende e-post og velge hvilke behandlingstilfeller leietakeren tillater.

Aktivering av produktfunksjonen aktiverer ikke e-postbehandling alene. Manglende eller deaktiverte leietakerinnstillinger behandles som avslått.

Typer e-postadresser

Leietakerreferansen er den nøyaktige leietaker-ID-en eller det leietakernavnet QMPlus gjenkjenner. Be QMPlus-systemadministratoren eller driftskontakten bekrefte adressen før den distribueres.

Verifiserte svaradresser opprettes automatisk og settes i det utgående varselets Reply-To-felt. Brukerens vanlige Svar-handling velger denne adressen. Du må ikke opprette, endre, dele eller gjenbruke en svaradresse manuelt: det ugjennomsiktige tokenet er en kortvarig autorisasjon knyttet til én bestemt mottaker og varslingskontekst.

QMPlus ruter e-post fra SMTP-konvoluttens mottaker. Tekst i meldingens synlige Til-, Kopi- eller emnefelt velger ikke en annen leietaker eller målentitet.

Aktiver leietakerens innboks

Slå på Godta e-post i leietakerens innboks for gjennomgang for å tillate nye meldinger sendt til leietakeradressen.

Når innstillingen er aktivert:

1. SMTP-tjenesten validerer mottakeren og finner nøyaktig én aktiv leietaker.
2. QMPlus lagrer den mottatte leveransen varig før bakgrunnsbehandlingen starter.
3. Meldingen analyseres til en trygg forhåndsvisning, og behandlings- og revisjonshistorikken blir tilgjengelig i arbeidsområdet Innkommende e-post.
4. Aktiverte regler for triage eller gjennomgang bestemmer neste foreslåtte resultat.

Når innstillingen er deaktivert, avvises nye meldinger til leietakeradressen. Leveranser som allerede er mottatt, forblir tilgjengelige i henhold til tilgangs- og oppbevaringsreglene.

Konfigurer KI-triage og resultater

KI-triage er valgfritt og forblir avslått til en administrator godtar informasjonen om gjeldende leverandør. Samtykket er knyttet til både policyversjonen og den konfigurerte leverandøren. En endring av en av dem ugyldiggjør det eksisterende samtykket.

Før KI-triage aktiveres, må du velge en kvalifisert Triageaktør. QMPlus bruker den aktive brukerens identitet og gjeldende tilgang ved vurdering av leietakerkonteksten. Du kan deretter tillate ett eller flere resultater for gjennomgang:

• Knytt e-posten til en eksisterende sak triageaktøren har tilgang til.
• Opprett en ny registrering gjennom den vanlige skjemaflyten.
• Merk leveransen som søppelpost.
• Send usikker eller policybegrenset e-post til manuell gjennomgang.

KI oppretter et forslag som må vurderes. Den omgår ikke de valgte resultatene eller gjeldende QMPlus-autorisasjon. Rå MIME og vedleggsinnhold er utelatt fra KI-triage. Innstillingspanelet viser leverandørens gjeldende dataomfang før samtykket godtas.

Aktiver verifiserte kommentarsvar

Verifiserte svar kan aktiveres uavhengig for kommentarer på meldinger, tiltak, dokumenter, revisjoner og høringer.

Flyten er slik:

1. QMPlus sender et kvalifisert kommentarvarsel med en unik verifisert svaradresse i Reply-To.
2. Den tiltenkte mottakeren svarer fra e-postadressen som tilhører den aktive QMPlus-brukeren.
3. Ved mottak validerer QMPlus svarruten, avsenderidentiteten, leietakertilgangen, støttet entitetstype, målstatusen og brukerens gjeldende tillatelse til å kommentere.
4. Hvis alle kontroller består, oppretter QMPlus én kommentar og registrerer at den kom fra innkommende e-post. Nye behandlingsforsøk oppretter ikke duplikatkommentarer.

Videresending av et varsel overfører ikke retten til å kommentere. En utløpt, tilbakekalt, allerede brukt, feiltilpasset eller uautorisert svarrute kan ikke utføre handlingen. Et svar som ikke kan brukes trygt, avvises eller beholdes for gjennomgang i henhold til behandlingsstatusen.

Vedlegg

Vedleggsinnhold sendes aldri til KI-triage. Slå bare på Tillat behandling av inngående vedlegg når rene, oppbevarte vedlegg kan kopieres til en godkjent forretningsoperasjon.

Innkommende vedlegg er fortsatt ikke klarerte. Kontroller avsenderen og at filen er forventet før du laster den ned eller åpner den. Tilgang til rå e-post og oppbevarte vedlegg styres separat fra vanlig innbokstilgang og kan utløpe i henhold til serverens oppbevaringspolicy.

Tilgang og administrasjon

Tillatelsene for innkommende e-post er separate, slik at leietakere kan begrense sensitive operasjoner:

Systemadministratorer administrerer leietakerens behandlingsinnstillinger. Systemdriften administrerer det globale SMTP-domenet, tilgjengelighet, lagring, sikkerhet og oppbevaringskonfigurasjon.

Feilsøking

Hvis den viste adressen eller servertilgjengeligheten er uklar, må du kontakte QMPlus-systemdriften før adressen publiseres eksternt.